Face aux aléas climatiques et réglementaires, sécuriser ses approvisionnements bio via des filières durables est essentiel.S’affranchir de l’effet yoyo du marché, c'est apporter de la sécurité à toute la chaîne !
Aujourd'hui, les acheteurs des entreprises agroalimentaires bio portent une double casquette : partenaire de terrain pour garantir la pérennité des filières et garant juridique face à un cadre réglementaire strict et changeant. Pourtant, les TPE et PME ne sont pas toujours outillées pour mettre en place cette contractualisation, et démarrer un partenariat de ce type ce n’est pas évident !
Quels sont les éléments essentiels de la contractualisation ? Que dois-je faire dans mon entreprise ?
Quel cadre juridique s'applique à vos achats ?
C'est la première question à se poser avant de signer le moindre document. Selon l'ingrédient et le profil de votre fournisseur, deux réglementations distinctes s'imposent :
Critère | 🌾 Code Rural et de la Pêche Maritime | 🏭 Code de Commerce |
Produits concernés | Produits agricoles (lait , viande bovine, etc.) sauf ceux exclus par décret (fruits et légumes) | Produits alimentaires protégés (farine, beurre, pépites de chocolat, huiles...) |
Fournisseurs | Producteurs, Organisations de Producteurs (OP) sans transfert de propriété | Grossistes, transformateurs, négociants, OP/ AOP avec transfert de propriété |
Durée du contrat | 3 ans minimum | 3 ans maximum |
Règles clés | Clause de révision automatique & clause de renégociation , clause sur les volumes, etc. | Transparence sur la part des matières agricoles et non négociabilité de la matière première agricole Clause de révision automatique et clause de renégociation + Date butoir du 1er mars |
📝La checklist pratique de l'acheteur bio
✅️Phase 1 : Cadrage préalable & Qualification
Avant d'entamer les discussions, identifiez la nature exacte du produit (agricole , produit alimentaire protégé, produits exclus de ces dispositifs) et le statut du fournisseur (producteur, OP sans transfert de propriété ou avec transfert de propriété, grossiste, transformateur). Ce diagnostic préalable détermine le régime applicable (Code rural ou Code de commerce).
✅️Phase 2 : Prix, volumes et modalités
- DÉTERMINATION ET RÉVISION DU PRIX : Le prix doit être déterminé ou déterminable et pouvoir évoluer soit de manière automatique soit après renégociation des parties selon des conditions de mise en œuvre à fixer. Il doit obligatoirement intégrer des indicateurs officiels de coûts de production agricoles
- QUALIFICATION DES VOLUMES: Distinguez clairement volumes prévisionnels et volumes engageants, sachant qu'un prévisionnel n'a pas de valeur juridique contraignante. Pour amortir le déséquilibre lié au refus d'engagement des clients aval (distributeurs, enseignes), négociez des plages de volumes flexibles avec le fournisseur, définissez un engagement minimal annuel si besoin, ou ajustez le prix pour compenser la prise de risque sur la volatilité des quantités.
- GÉRER LA LIVRAISON: définir les modalités de livraison et les conséquences en cas de retard.
- GÉRER LA SORTIE : prévoir la durée et des causes de sortie anticipée notamment en cas de manquement.
- QUALITÉ ET RSE : formaliser les exigences qualité et en termes de RSE.
✅️Phase 3 : Sécurisation opérationnelle & Contractualisation
Formalisez l'accord par écrit (un contrat signé des deux parties est toujours préférable mais un mail détaillé avec pièces jointes est un accord de l’autre partie peut convenir dès lors qu’il permet de démontrer l’accord des parties).
✅️Phase 4 : Suivi, Traçabilité & Vigilance
Une fois l'accord signé, archivez l'ensemble de la liasse contractuelle (contrat, annexes, échanges de mails). Pilotez en continu l'exécution du contrat. Toute modification en cours de contrat doit impérativement faire l'objet d'un avenant écrit ou d'une validation par mail selon la procédure convenue.
⚠️ Les 3 pièges les plus courants à éviter
- Négliger l’importance du contrat : contractualisation ne rime pas avec complication de la relation mais sécurisation - des règles claires valent mieux que des non dits
- Ne pas se renseigner sur les clauses indispensables voire obligatoire qui doivent figurer au contrat
- Croire que le projet proposé par son co-contractant ne peut pas être discuté
La contractualisation ne doit pas être un frein administratif, mais un véritable levier d'alliance avec vos partenaires agricoles et industriels.
Pour aller plus loin
👉 Plus d’informations sur la contractualisation dans l’espace membre
👉Bien qu'il soit tentant de chercher un « contrat type » prêt à l'emploi, il n'existe pas de modèle universel : chaque contrat doit refléter les spécificités de votre entreprise, vos filières et vos relations fournisseurs. Pour sécuriser vos démarches en toute sérénité, l'idéal est de construire et valider votre contrat avec un avocat expert du secteur.
👉Article réalisé avec l'appui de Fanny Armand, avocate et adhérente au Cluster Bio Auvergne-Rhône-Alpes. Si vous êtes adhérent, bénéficiez d’un tarif remisé ! Prendre contact.
